Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle diensten van Tax Clouds. Ze zijn geschreven om vooraf duidelijk te maken wat u van ons kunt verwachten en wat wij van u vragen. Heeft u na het lezen vragen? Neem gerust contact op.

Artikel 1. Definities

1. Opdrachtnemer: Tax Clouds, gevestigd te Capelle aan den IJssel en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89488881.

2. Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer een opdracht verstrekt of wil verstrekken.

3. Overeenkomst: iedere afspraak tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever over te verrichten werkzaamheden, met inbegrip van de opdrachtbevestiging en deze voorwaarden.

4. Werkzaamheden: alle diensten van administratieve, boekhoudkundige of fiscale aard die Opdrachtnemer voor Opdrachtgever verricht, waaronder boekhouding, jaarrekeningen, salarisadministratie en belastingaangiften.

5. Schriftelijk: ook per e-mail of via een ander door partijen gebruikt digitaal kanaal.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en aanbiedingen van Opdrachtnemer en op iedere Overeenkomst.

2. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als zij schriftelijk zijn overeengekomen en alleen voor de Overeenkomst waarvoor zij zijn gemaakt.

3. Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing.

4. Blijkt een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de betreffende bepaling dan door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 3. Offerte en totstandkoming

1. Offertes van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij in de offerte anders staat.

2. De Overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk aanvaardt, of zodra Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever feitelijk met de Werkzaamheden begint.

3. Een offerte is gebaseerd op de informatie die Opdrachtgever heeft verstrekt. Blijkt die informatie onjuist of onvolledig, dan mag Opdrachtnemer de prijs en planning in overleg aanpassen.

4. Opdrachtnemer voert het cliëntenonderzoek uit dat de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) voorschrijft. Zolang dit onderzoek niet is afgerond, hoeft Opdrachtnemer niet met de Werkzaamheden te beginnen.

Artikel 4. Uitvoering van de opdracht

1. Opdrachtnemer voert de Werkzaamheden zorgvuldig en naar beste kunnen uit, zoals van een professioneel administratiekantoor mag worden verwacht. Op de Overeenkomst rust een inspanningsverplichting; een bepaald fiscaal of financieel resultaat wordt niet gegarandeerd.

2. Opdrachtgever heeft bij Opdrachtnemer een vast aanspreekpunt: degene die de administratie voert, is ook degene met wie Opdrachtgever contact heeft.

3. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de Werkzaamheden worden uitgevoerd en mag daarbij zorgvuldig gekozen software en dienstverleners inschakelen, zoals boekhoudsoftware en hostingpartijen.

4. Opdrachtnemer werkt volledig digitaal. Opdrachtgever werkt hieraan mee, onder meer door stukken digitaal aan te leveren via de afgesproken kanalen.

Artikel 5. Verplichtingen van de opdrachtgever

1. Opdrachtgever levert alle gegevens en stukken die voor de Werkzaamheden nodig zijn tijdig, juist en volledig aan. Daaronder vallen in ieder geval:

• bonnen, verkoopfacturen, inkoopfacturen en bankgegevens;
• bij salarisadministratie: de gegevens van werknemers en wijzigingen daarin;
• wijzigingen in rechtsvorm, bedrijfsactiviteiten of contactgegevens.

2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens, ook als die van derden afkomstig zijn. De wettelijke administratie- en bewaarplicht rust op Opdrachtgever; Opdrachtnemer ondersteunt daarbij.

3. Levert Opdrachtgever te laat, onjuist of onvolledig aan, dan zijn de gevolgen daarvan (zoals extra kosten, vertraging of boetes en rente van de Belastingdienst) voor rekening van Opdrachtgever.

Artikel 6. Termijnen

1. Door Opdrachtnemer genoemde termijnen zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2. Opdrachtnemer bewaakt de wettelijke aangiftetermijnen die onder de Overeenkomst vallen. Dat kan alleen als Opdrachtgever tijdig en volledig aanlevert; bij te late aanlevering kan tijdige indiening niet worden gegarandeerd.

3. Overschrijding van een termijn geeft Opdrachtgever geen recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij Opdrachtnemer ook na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn niet nakomt.

Artikel 7. Honorarium en betaling

1. Opdrachtnemer werkt met vaste, vooraf afgesproken prijzen. Werkzaamheden buiten de afgesproken omvang (meerwerk) worden vooraf gemeld en apart in rekening gebracht.

2. Alle prijzen zijn exclusief btw.

3. Opdrachtnemer mag de prijzen jaarlijks aanpassen en kondigt dit minstens één maand van tevoren aan. Gaat Opdrachtgever niet akkoord met een verhoging, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

4. De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum, zonder korting, opschorting of verrekening.

5. Betaalt Opdrachtgever niet op tijd, dan stuurt Opdrachtnemer eerst een herinnering. Daarna zijn de wettelijke (handels)rente en redelijke incassokosten verschuldigd, en mag Opdrachtnemer de Werkzaamheden na aankondiging opschorten totdat is betaald.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

1. Opdrachtnemer is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst.

2. De aansprakelijkheid is per gebeurtenis (of reeks samenhangende gebeurtenissen) beperkt tot het honorarium dat Opdrachtnemer voor de betreffende opdracht in rekening heeft gebracht over de zes maanden voorafgaand aan de gebeurtenis.

3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen, en evenmin voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige gegevens van Opdrachtgever of van te late aanlevering.

4. Opdrachtgever meldt een mogelijke aanspraak schriftelijk binnen 60 dagen na ontdekking. Iedere aanspraak vervalt 12 maanden na de gebeurtenis waarop zij is gebaseerd.

5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.

Artikel 9. Overmacht

1. Opdrachtnemer is niet gehouden tot nakoming als dat door overmacht onmogelijk is. Onder overmacht vallen onder meer storingen bij software- of hostingleveranciers, internet- en stroomstoringen, ziekte en maatregelen van overheidswege.

2. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Opdrachtnemer opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder recht op schadevergoeding. Al verrichte Werkzaamheden worden afgerekend.

Artikel 10. Geheimhouding

1. Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de Overeenkomst.

2. Geheimhouding geldt niet voor zover een wettelijke plicht tot bekendmaking bestaat, de ander toestemming heeft gegeven, of het delen noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst (zoals met de in artikel 4 bedoelde dienstverleners).

3. Opdrachtnemer kan wettelijk verplicht zijn ongebruikelijke transacties te melden op grond van de Wwft, zonder Opdrachtgever daarover te informeren.

Artikel 11. Persoonsgegevens

1. Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens volgens de AVG. De privacyverklaring op de website beschrijft welke gegevens worden verwerkt, waarvoor en hoe lang.

2. Waar Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst als verwerker optreedt, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst, waar van toepassing met de bijlage over de digitale assistent.

3. Opdrachtgever staat ervoor in dat hij persoonsgegevens (zoals die van zijn werknemers) rechtmatig aan Opdrachtnemer mag verstrekken.

Artikel 12. Digitale assistent (AI)

1. Opdrachtnemer kan Opdrachtgever toegang geven tot een klantenportaal met een digitale assistent die gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie (de Assistent). De Assistent helpt bij het opstellen van conceptfacturen en conceptoffertes, het aanleveren van bonnen en inkoopfacturen en het opzoeken van gegevens in de administratie van Opdrachtgever. Het gebruik van de Assistent is facultatief en maakt deel uit van de Overeenkomst.

2. Alles wat de Assistent opstelt is een concept. Facturen, offertes en andere documenten worden uitsluitend verzonden nadat een medewerker van Opdrachtnemer het verzoek heeft beoordeeld en goedgekeurd. De Assistent verricht geen betalingen, verwijdert geen gegevens en wijzigt geen instellingen. Opdrachtnemer kan een verzoek zonder opgave van redenen afwijzen of om aanvulling vragen.

3. Opdrachtgever controleert concepten en de door de Assistent verstrekte informatie (zoals bedragen, data en statussen) op juistheid voordat hij daarop vertrouwt of om verzending vraagt, en meldt onjuistheden direct. Antwoorden van de Assistent zijn geen fiscaal, juridisch of bedrijfseconomisch advies; voor advies wendt Opdrachtgever zich tot een medewerker van Opdrachtnemer.

4. Opdrachtgever is ermee bekend dat de Assistent werkt met een generatief AI-model en dat de uitkomsten daarvan onvolledig of onjuist kunnen zijn. Opdrachtnemer spant zich in om de Assistent zorgvuldig in te richten (menselijke goedkeuring, beperking van handelingen, maskering van gevoelige gegevens), maar garandeert niet dat de Assistent altijd beschikbaar, foutloos of ononderbroken werkt.

5. Opdrachtgever gebruikt de Assistent uitsluitend voor zijn eigen administratie. Een inloglink en sessie zijn persoonlijk en worden niet gedeeld; voor extra medewerkers vraagt Opdrachtgever per persoon een eigen toegang aan. Opdrachtgever levert via de Assistent uitsluitend bonnen en inkoopfacturen aan en geen gegevens die voor de opdracht niet nodig zijn, in het bijzonder geen identiteitsbewijzen, loonstroken of documenten met burgerservicenummers of bijzondere persoonsgegevens. Opdrachtnemer kan de toegang opschorten bij misbruik, beveiligingsrisico's of onderhoud.

6. Op de verwerking van persoonsgegevens via de Assistent zijn de privacyverklaring en, waar van toepassing, de verwerkersovereenkomst met bijlage van toepassing (artikel 11).

7. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor schade die voortvloeit uit het gebruik van de Assistent is beperkt overeenkomstig artikel 8. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade door het niet controleren van concepten of informatie door Opdrachtgever, door onjuiste of onvolledige invoer, of door storingen bij de leveranciers van de gebruikte software, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.

8. Opdrachtnemer kan de werking van de Assistent wijzigen, uitbreiden of staken en informeert Opdrachtgever daarover tijdig. Het staken van de Assistent laat de overige dienstverlening onverlet; dezelfde werkzaamheden kunnen via een medewerker worden uitgevoerd.

Artikel 13. Duur en beëindiging

1. Een doorlopende opdracht (zoals boekhouding of salarisadministratie) geldt voor onbepaalde tijd, tenzij anders is overeengekomen. Een eenmalige opdracht eindigt zodra deze is afgerond.

2. Beide partijen mogen een doorlopende opdracht schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand, tegen het einde van een kalendermaand.

3. Bij beëindiging werkt Opdrachtnemer mee aan een ordelijke overdracht van de administratie en verstrekt hij de gegevens van Opdrachtgever in een gangbaar digitaal formaat. Voor verrichte Werkzaamheden blijft het honorarium verschuldigd.

4. Opdrachtnemer mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten als Opdrachtgever zijn verplichtingen ondanks aanmaning niet nakomt, of in geval van faillissement, surseance van betaling of bedrijfsbeëindiging van Opdrachtgever.

Artikel 14. Klachten

1. Klachten over de Werkzaamheden of een factuur meldt Opdrachtgever schriftelijk en binnen 30 dagen na ontdekking, met een duidelijke omschrijving.

2. Opdrachtnemer reageert binnen 14 dagen en zoekt samen met Opdrachtgever naar een oplossing. Waar herstel mogelijk is, krijgt Opdrachtnemer de gelegenheid de Werkzaamheden te herstellen of opnieuw uit te voeren.

3. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 15. Wijziging van deze voorwaarden

1. Opdrachtnemer mag deze voorwaarden wijzigen en kondigt een wijziging minstens één maand van tevoren aan, onder toezending van de nieuwe versie.

2. Gaat Opdrachtgever niet akkoord met een ingrijpende wijziging, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

3. De actuele versie staat altijd op de website van Opdrachtnemer.

Artikel 16. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op iedere Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Rotterdam bevoegd, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.

Versie 1.0, 31 augustus 2026.