Privacyverklaring

Als klant van Tax Clouds kunt u gebruikmaken van een klantenportaal met een AI-assistent: een digitale assistent die werkt met kunstmatige intelligentie (AI). De assistent helpt u bij het opstellen van conceptfacturen en -offertes, het aanleveren van bonnetjes en inkoopfacturen en het opzoeken van de status van facturen in uw eigen administratie. U ziet altijd dat u met een AI-assistent praat en niet met een mens.

Wat de assistent wel en niet doet

De assistent maakt concepten (facturen, offertes), voegt bonnetjes en inkoopfacturen toe aan de map 'Inkomend' van uw administratie, kan een nieuw contact (klant of leverancier) in uw administratie aanmaken en zoekt gegevens op. Verzenden kan de assistent niet zelf: een factuur wordt pas verstuurd nadat een medewerker van Tax Clouds dat heeft goedgekeurd. Betalingen registreren, gegevens verwijderen of instellingen wijzigen doet de assistent helemaal niet. Beslissingen met gevolgen voor u neemt de assistent dus niet zelf; dat doet altijd een medewerker.

Herinneringen over ontbrekende bonnen

Zijn wij uw boekhouding aan het bijwerken en zien wij bankafschriftregels waarvoor nog geen bon of factuur bij ons is, dan kan de assistent daar een overzicht van maken. Wij sturen u daar hoogstens één e-mail per keer over, en pas nadat een medewerker het overzicht heeft goedgekeurd — de assistent mailt u nooit uit zichzelf. Dezelfde banktransactie herinneren wij hoogstens één keer per 30 dagen, en heel kleine bedragen slaan wij over. In die e-mail staan alleen de datum, het bedrag en de omschrijving van de transactie; uw rekeningnummer (IBAN) staat er niet in. Wilt u deze herinneringen niet ontvangen, laat het ons weten via info@taxclouds.nl — dan zetten wij ze voor u uit, zonder gevolgen voor de rest van onze dienstverlening.

WhatsApp

U kunt ook via WhatsApp met ons kantoor en met de assistent communiceren. Dat doen wij alleen met uw toestemming: u geeft die door ons zelf een WhatsApp-bericht te sturen, of doordat een medewerker uw nummer in overleg met u aan uw klantprofiel koppelt. Wij leggen vast op welke datum en op welke van deze twee manieren u toestemming gaf. Via WhatsApp sturen wij u daarna korte berichten nadat een medewerker iets heeft goedgekeurd (een verzonden factuur, een gereed jaarrapport, een herinnering over ontbrekende bonnen) en antwoorden wij op uw vragen. Meer dan 24 uur na uw laatste bericht mogen wij van WhatsApp alleen vooraf goedgekeurde sjabloonberichten sturen; die gebruiken wij uitsluitend voor de genoemde meldingen.

De assistent antwoordt alleen op nummers die aan een klant zijn gekoppeld; een onbekend nummer krijgt geen automatisch antwoord. Medewerkers van Tax Clouds zien alle WhatsApp-gesprekken in ons kantoorsysteem en kunnen het gesprek op elk moment overnemen. Uw WhatsApp-berichten en de foto's die u meestuurt, gaan net als berichten in het portaal (zie hieronder) naar het AI-model van Anthropic, met vervanging van BSN en IBAN in de tekst. Een burgerservicenummer in een WhatsApp-bericht vervangen wij al vóór opslag door „[BSN]”; een rekeningnummer blijft in het bericht staan zoals u het stuurde en is dus zichtbaar voor onze medewerkers. Wij vragen u via WhatsApp nooit om uw burgerservicenummer, rekeningnummer of een wachtwoord; stuur die gegevens en identiteitsbewijzen daarom niet via WhatsApp.

WhatsApp is een dienst van Meta Platforms Ireland Limited; de berichten lopen via onze aanbieder 360dialog GmbH (Duitsland), zie hoofdstuk 5. Meta verwerkt daarbij uw telefoonnummer en verkeersgegevens (zoals tijdstippen) volgens de privacyverklaring van WhatsApp Business. WhatsApp-gesprekken bewaren wij maximaal 12 maanden na het laatste bericht en meegestuurde foto's en bestanden maximaal 30 dagen (een verwerkte bon staat daarna in Moneybird, waar de fiscale bewaartermijn van 7 jaar geldt). De registratie van uw toestemming bewaren wij zolang u klant bent.

Wilt u geen WhatsApp-berichten meer van ons ontvangen, laat het ons dan weten — via WhatsApp zelf of via info@taxclouds.nl. Wij leggen dat vast en sturen u dan niets meer via WhatsApp; u kunt ons uiteraard wel blijven appen. Dit heeft geen gevolgen voor de rest van onze dienstverlening.

Welke gegevens worden verwerkt

• uw naam, e-mailadres en taalvoorkeur (uw naam en taal krijgt het AI-model mee voor de aanhef; uw e-mailadres niet);
• uw mobiele telefoonnummer, als u via WhatsApp met ons communiceert (met de datum en wijze van uw toestemming daarvoor);
• de berichten die u met de assistent uitwisselt (portaal of WhatsApp);
• bestanden die u uploadt of appt, zoals foto's of pdf's van bonnetjes;
• gegevens uit uw boekhouding in Moneybird die voor uw vraag nodig zijn, zoals namen, e-mailadressen en plaatsnamen van uw klanten en leveranciers, factuurbedragen en betaalstatus.

Wie verwerkt deze gegevens

Wij verwerken de gesprekken op onze eigen systemen in Nederland. Om uw vraag te begrijpen en een antwoord op te stellen, sturen wij uw bericht door naar het AI-model van Anthropic Ireland, Limited, samen met de bestanden die u heeft geüpload en de boekhoudgegevens die daarvoor nodig zijn. Anthropic is onze verwerker en verwerkt deze gegevens deels in de Verenigde Staten; daarvoor gelden de Europese standaardcontractbepalingen (SCC's). Anthropic mag de gegevens volgens ons contract niet gebruiken om AI-modellen te trainen en verwijdert in- en uitvoer in beginsel binnen dertig dagen (langer alleen bij een vermoeden van misbruik of een wettelijke verplichting).

Voordat een getypt bericht wordt doorgestuurd, vervangen wij burgerservicenummers (BSN) en bankrekeningnummers (IBAN) in de tekst automatisch door plaatshouders; die nummers krijgt het AI-model dus niet te zien. Dat geldt ook voor de gegevens die wij uit uw boekhouding ophalen. Let op: deze maskering werkt niet op de inhoud van foto's en pdf's. Een geüploade bon of inkoopfactuur wordt als geheel aan het AI-model getoond, inclusief wat erop staat, bijvoorbeeld het IBAN van de leverancier. Upload daarom alleen bonnetjes en inkoopfacturen, en geen identiteitsbewijzen, loonstroken of andere documenten met uw BSN of met bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens); daar heeft de assistent niets aan.

Onderweg van uw browser naar onze systemen passeert uw bericht de servers van Hetzner en Cloudflare (zie hoofdstuk 5); zij sturen het direct door en bewaren niets. Medewerkers van Tax Clouds kunnen uw gesprekken inzien om verzoeken te beoordelen, u te helpen en de werking van de assistent te controleren; zij zien standaard de versie waarin BSN en IBAN zijn vervangen.

Grondslag en bewaartermijn

Wij doen dit om onze overeenkomst met u uit te voeren (de wettelijke grondslag). Voor het logboek, de beveiliging van het portaal en het controleren van de werking van de assistent is dat ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst; voor de besluitenlijst van verzonden facturen de fiscale bewaarplicht. Gebruikt een medewerker van u het portaal, dan verwerken wij diens naam en e-mailadres op basis van ons gerechtvaardigd belang om uw opdracht uit te voeren.

Gesprekken en geüploade bestanden bewaren wij zolang dat nodig is voor onze dienstverlening en om de werking van de assistent te controleren:

• gesprekken (portaal en WhatsApp): maximaal 12 maanden na het laatste bericht;
• geüploade of via WhatsApp gestuurde bestanden: maximaal 30 dagen na ontvangst (na verwerking staat het origineel in Moneybird, waar de fiscale bewaartermijn van 7 jaar geldt);
• de registratie van uw WhatsApp-toestemming: zolang u klant bent (onderdeel van uw klantprofiel);
• een logboek van handelingen (zonder de tekst van uw berichten, wel met de gegevens van de uitgevoerde handeling, zoals de naam van het contact waarvoor een concept is gemaakt): 24 maanden;
• herinneringen over ontbrekende bonnen (welke banktransactie wanneer bij u is opgevraagd): 24 maanden;
• uw inlogsessie: verloopt na 30 dagen.

Van de stukken in uw dossier houden wij bij welk stuk het is, over welk jaar het gaat, wanneer en via welk kanaal wij het ontvingen en of het nog ontbreekt. Die registratie bewaren wij volgens de wettelijke termijn die bij het stuk hoort, ook als het bestand zelf al is opgeruimd:

• administratieve stukken, aangiften en een vastgestelde jaarrekening: 7 jaar na afloop van het boekjaar (10 jaar bij onroerend goed en bij de OSS-regeling voor btw in de EU);
• de kopie van uw identiteitsbewijs die wij op grond van de Wwft moeten maken: 5 jaar nadat onze relatie eindigt — die termijn gaat lopen zodra wij het einde van de relatie vastleggen;
• loonstroken, jaaropgaven, loonaangiften en de identiteitskopie van een medewerker: 5 volle kalenderjaren na uitdiensttreding, dus tot 31 december van het vijfde jaar; overige personeelsstukken 2 jaar. Ook hier begint de termijn zodra wij de uitdiensttreding vastleggen;
• de registratie van een bon of inkoopfactuur die u stuurt: 7 jaar (het bestand zelf gaat na 30 dagen weg, zie hierboven);
• een concept-jaarrekening die niet wordt afgerond: 12 maanden na de laatste wijziging.

Na afloop van onze overeenkomst verwijderen wij uw portaalgegevens binnen drie maanden, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Uw rechten en vragen

De rechten uit hoofdstuk 7 gelden ook voor het portaal: u kunt uw gesprekken inzien en laten verwijderen. Wilt u liever niet met de assistent werken, dan helpt een medewerker u via info@taxclouds.nl; u bent nooit verplicht de assistent te gebruiken.

Wij voeren de administratie van ondernemers. Daarbij verwerken wij ook gegevens van hún klanten, leveranciers en relaties: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en de bedragen en omschrijvingen op facturen en bonnen. Die gegevens ontvangen wij niet van u, maar van onze klant of uit diens boekhouding.

Wij gebruiken ze uitsluitend om de administratie van onze klant te voeren en, als onze klant onze AI-assistent gebruikt, om conceptfacturen op te stellen en bonnen te verwerken. Daarbij kunnen uw naam, adres, e-mailadres en factuurgegevens worden verwerkt door Moneybird en door het AI-model van Anthropic (verwerking deels in de Verenigde Staten, zie hoofdstuk 5 en 9); uw bankrekeningnummer wordt in de tekst die naar het AI-model gaat, vervangen door een plaatshouder. Wij bewaren deze gegevens zolang de fiscale bewaarplicht van onze klant dat vereist (zeven jaar). De rechten uit hoofdstuk 7 gelden ook voor u; u kunt zich daarvoor tot ons of tot onze klant wenden.