Elektronisch factureren wordt de norm, ook voor het mkb
Vanaf juli 2030 zijn e-facturen verplicht voor zakelijke transacties binnen de EU, en Nederland wil dezelfde regels ook binnenlands toepassen. Dat lijkt ver weg, maar de overstap vraagt meer voorbereiding dan veel ondernemers denken.
Een pdf per e-mail versturen voelt modern, maar telt straks niet meer als elektronische factuur. Onder de Europese ViDA-regels, voluit VAT in the Digital Age, moet een factuur vanaf 1 juli 2030 een gestructureerd digitaal bestand zijn dat rechtstreeks van het ene boekhoudsysteem naar het andere gaat. Voor grensoverschrijdende zakelijke leveringen binnen de EU wordt dit verplicht, en het kabinet heeft aangegeven dezelfde lijn te willen doortrekken naar binnenlandse transacties tussen bedrijven.
De gedachte achter de verandering is simpel: belastingdiensten willen btw-fraude sneller opsporen en ondernemers moeten minder tijd kwijt zijn aan overtypen en controleren. Facturen gaan via een beveiligd netwerk, in Nederland naar verwachting Peppol, en de gegevens worden vrijwel direct bij de fiscus gemeld.
Voor grote bedrijven met eigen IT-afdelingen is dit vooral een technisch project. Voor het mkb ligt dat anders. Wie nu nog factureert vanuit Word of Excel, of met een verouderd pakket werkt, zal moeten overstappen op software die gestructureerde facturen kan versturen en ontvangen. Deskundigen rekenen voor een gemiddeld mkb-bedrijf op een overgangstraject van een tot twee jaar, inclusief het aanpassen van processen en het meenemen van vaste leveranciers en klanten.
Het goede nieuws: moderne online boekhoudpakketten zijn hier grotendeels al op voorbereid en kunnen vaak nu al e-facturen via Peppol versturen. Wie daar al mee werkt, hoeft tegen 2030 waarschijnlijk weinig extra te doen.
Ons advies is om bij de eerstvolgende wissel van software of werkwijze meteen rekening te houden met deze eisen. Dan is de verplichting straks geen project meer, maar een instelling die al aan staat.